Allt du behöver veta om digital årsredovisning

Är du företagare och undrar vad en digital årsredovisning egentligen är? Kanske funderar du på om det är obligatoriskt, hur processen ser ut och vilka fördelar det finns jämfört med den traditionella pappersvarianten? I den här artikeln reder vi ut begreppen, går igenom skillnaderna mellan digital och analog inlämning, förklarar vad de nya K2/K3-reglerna innebär och ger dig en steg-för-steg-guide för att komma igång.

Vad är en digital årsredovisning?

En digital årsredovisning är en årsredovisning som skapas, signeras och lämnas in till Bolagsverket helt elektroniskt. Istället för att skriva ut dokument, samla fysiska underskrifter och skicka kuvert med posten hanteras hela flödet digitalt.

Sedan 2018 har Bolagsverket kunnat ta emot årsredovisningar i ett digitalt format som gör att uppgifterna kan läsas och bearbetas automatiskt. Det minskar risken för fel och snabbar upp handläggningen jämfört med pappersbaserade inlämningar.

Med en digital tjänst för årsredovisning fyller du i dina uppgifter direkt i webbläsaren, får realtidsvalidering som fångar upp fel innan inlämning och signerar handlingarna elektroniskt med BankID. Hela processen kan göras från din dator när det passar dig.

Steg-för-steg: Så lämnar du in din årsredovisning digitalt

Att lämna in årsredovisningen digitalt behöver inte vara krångligt. Så här ser processen ut:

1. Samla ditt underlag — Se till att din bokföring är avstämd och att du har balansräkning, resultaträkning och övriga noter redo. Om du använder ett bokföringsprogram kan du ofta exportera uppgifterna direkt.

2. Välj en digital tjänst — Använd en tjänst som har stöd för digital inlämning till Bolagsverket, till exempel Invenseit.

3. Fyll i uppgifterna — Mata in eller importera dina siffror. En bra tjänst validerar uppgifterna i realtid och varnar dig om något inte stämmer, vilket minimerar risken för avslag.

4. Granska och godkänn — Kontrollera att allt ser korrekt ut. Du får en förhandsvisning av den färdiga årsredovisningen innan du skickar in.

5. Signera med BankID — Den person som skriver under fastställelseintyget och årsredovisningen signerar elektroniskt med BankID. Smidigt och snabbt, utan pappershantering.

6. Skicka in till Bolagsverket — Med ett klick lämnas årsredovisningen in digitalt. Du får en bekräftelse direkt och kan följa ärendets status i realtid.

Digital vs papper: En jämförelse

Fortfarande osäker på om digital inlämning är rätt val? Här är en jämförelse:

	Digital	Papper
Inlämningstid	Direkt, dygnet runt	Dagar till veckor via post
Validering	Automatisk i realtid	Manuell granskning av Bolagsverket
Signering	BankID, var som helst	Fysisk underskrift, alla på plats
Handläggningstid	Snabbare hos Bolagsverket	Längre, manuell hantering
Felrisk	Låg: realtidskontroller fångar fel	Högre: fel upptäcks först vid granskning
Miljöpåverkan	Minimal	Papper, bläck och porto
Kostnad	Ofta lägre totalt	Utskrift, kuvert, porto, tid

Den digitala vägen sparar tid, minskar felrisken och ger dig kontroll över hela processen.

K2 och K3: Vad gäller för ditt företag?

Alla aktiebolag i Sverige måste upprätta sin årsredovisning enligt ett av Bokföringsnämndens (BFN) K-regelverk. De två vanligaste är:

• K2 — Ett förenklat regelverk för mindre företag. Färre noter, inga krav på komponentavskrivning och enklare värderingsregler.
• K3 — Huvudregelverket som ger en mer detaljerad bild av företagets ekonomi. Kräver bland annat komponentavskrivning av byggnader och redovisning av uppskjuten skatt.

Nya regler från 2026

Från och med räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025 har BFN infört förändringar som innebär att K2 får ett snävare tillämpningsområde. Flera företagstyper som tidigare kunde använda K2 måste nu gå över till K3:

• Bostadsrättsföreningar — K2 är inte längre tillåtet. Istället gäller det nya kapitel 38 i K3 med regler anpassade för BRF:er.
• Fastighetsföretag — Företag där byggnader normalt genererar minst 75 procent av nettoomsättningen ska använda K3. Detsamma gäller företag med väsentlig uppskjuten skatteskuld.
• Företag med utlandsfilialer — Aktiebolag med filialer utomlands kan inte längre tillämpa K2.
• Företag med kryptotillgångar — Direkta innehav av kryptovalutor (utöver enstaka betalningar) kräver K3.
• Företag med konvertibla lån eller aktierelaterade ersättningar — Dessa komplexa instrument kräver K3-redovisning.

Undantag finns för de allra minsta företagen genom den så kallade lättnadsregeln. Om ditt företag uppfyller högst ett av följande kriterier under de senaste två åren kan du i vissa fall fortfarande använda K2:

• Fler än 3 anställda i genomsnitt
• Balansomslutning över 1,5 miljoner kronor
• Nettoomsättning över 3 miljoner kronor

Mer information finns hos Bokföringsnämnden.

Obligatorisk digital inlämning från 2026

Digital årsredovisning har länge varit frivilligt i Sverige, men det kan snart förändras. Justitiedepartementet har lagt fram ett förslag om att göra digital inlämning obligatorisk för aktiebolag som upprättar sin årsredovisning enligt K2 eller K3. Förslaget har ännu inte antagits som lag, men riktningen är tydlig.

Vad innebär förslaget?

• Vilka berörs? Alla aktiebolag som tillämpar K2 eller K3 — det gäller över 95 procent av Sveriges aktiebolag.
• Undantag: Finansiella bolag, försäkringsbolag och företag som upprättar årsredovisning enligt IFRS undantas initialt.
• Tidsplan: Det ursprungliga förslaget var att lagen skulle träda i kraft den 1 januari 2026, men lagändringen har ännu inte beslutats. Ett ikraftträdande kan komma att skjutas fram.

Syftet med förslaget är att minska den administrativa bördan för företagen, effektivisera hanteringen hos Bolagsverket och bidra till en mer digital och modern förvaltning. Oavsett när lagen träder i kraft finns det goda skäl att redan nu gå över till digital inlämning.

Vanliga frågor om digital årsredovisning

Behöver jag en revisor?

Det beror på ditt företags storlek. Mindre aktiebolag kan välja bort revision om de under de senaste två åren uppfyllt högst ett av följande: fler än 3 anställda, mer än 1,5 miljoner i balansomslutning eller mer än 3 miljoner i nettoomsättning. Oavsett revisionskrav kan du lämna in digitalt.

Kan jag fortfarande skicka in på papper?

I nuläget är det fortfarande möjligt, men i och med det kommande lagkravet från 2026 kommer pappersalternativet att försvinna för de allra flesta aktiebolag. Det är alltså en god idé att börja använda digital inlämning redan nu.

Vad händer om jag missar inlämningsdeadline?

Om årsredovisningen inte lämnas in inom sju månader efter räkenskapsårets slut kan Bolagsverket utfärda förseningsavgifter. Dessa kan uppgå till totalt tre gånger avgiften beroende på hur sent inlämningen sker. Vid längre förseningar riskerar bolaget tvångslikvidation.

Kom igång med digital årsredovisning

Redo att göra din årsredovisning digitalt? Med Invenseit skapar du din årsredovisning, revisionsberättelse och signerar allt med BankID, direkt i webbläsaren. Inkomstdeklaration 2 (INK2) ingår när du köper årsredovisning, så du kan lämna in både årsredovisningen till Bolagsverket och deklarationen till Skatteverket i samma flöde.